Zásady ochrany oznamovatelů (whistleblowing) ve Windmöller & Hölscher Machinery k.s.

Cílem těchto zásad je informovat o vnitřním oznamovacím systému společnosti Windmöller & Hölscher Machinery k.s., se sídlem Háj 374, Kralice na Hané, PSČ: 798 12, IČ: 27664066 (dále jen „společnost“).

V těchto zásadách seznamuje společnost se způsoby, jakými lze podat oznámení o protiprávním jednání nebo o podezření na protiprávní jednání, které se týká společnosti nebo její činnosti, podle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, který zapracovává Směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, v platném znění.

Prostřednictvím těchto zásad společnost dále představuje osobu, kterou určila k přijímání a vyřizování oznámení a plnění dalších povinností dle zákona o ochraně oznamovatelů (tzv. příslušná osoba).

OZNAMOVOVATELÉ

• Oznamovatelem mohou být vedle zaměstnanců společnosti i další fyzické osoby, které u společnosti vykonávaly či vykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost nebo byly v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti v kontaktu se společností a kterým v této souvislosti postavení oznamovatele přiznává zákon o ochraně oznamovatelů. Mezi tyto další oznamovatele tedy patří zejména: zaměstnanci agentury práce, uchazeči o zaměstnání ve společnosti, osoby vykonávající ve společnosti odbornou praxi nebo stáž a osoby, které vykonávaly pro společnost činnost na základě smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.
• Společnost nepřijímá anonymní oznámení.
• Oznamovatelům se zaručuje zachování důvěrnosti ohledně jejich totožnosti. Informace o totožnosti oznamovatele je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, s výjimkou zákonem stanovených výjimek (např. dožádání ze strany orgánů činných v trestním řízení).
• Společnost dbá, aby oznamovatelé nebyli vystaveni jakémukoliv odvetnému opatření ve smyslu zákona o ochraně oznamovatelů.
• Tatáž ochrana proti odvetným opatřením jako oznamovatelům náleží i dalším osobám, které nejsou v daném případě oznamovatelem, ale jsou ve vztahu k oznamovateli v určitém postavení, na základě kterého jim tatáž ochrana přísluší dle ustanovení zákona o ochraně oznamovatelů.

PŘÍSLUŠNÁ OSOBA

• Příslušná osoba je osobou, kterou společnost určila k řešení oznámení. Příslušná osoba/y: Bc. Jan Müller. Telefon, e-mailová adresa a poštovní adresa: viz níže oznamovací kanály.
• Příslušná osoba přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společnosti a navrhuje společnosti opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení s výjimkou případu, kdy by tímto postupem mohlo dojít k prozrazení totožnosti oznamovatele. Příslušná osoba rovněž vyrozumívá oznamovatele o přijetí oznámení, o jeho důvodnosti a přijatých opatřeních.
• Příslušná osoba postupuje při výkonu své činnosti nestranně, chrání osobní údaje oznamovatele, zachovává mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti příslušné osoby, a nikdo kromě příslušné osoby nemá k oznámením přístup.

Písemně

• Elektronicky e-mailem na whm.whistleblowing@wuh-group.com.
• Dopisem zaslaným prostřednictvím provozovatele poštovních služeb na adresu Windmöller & Hölscher Machinery k.s., Háj 374, Kralice na Hané, PSČ: 798 12, a na obálku oznamovatel musí uvést „Pouze k rukám příslušné osoby“.

• Na telefonním čísle + 420 735 177 998.
• V případě nemožnosti hovor příslušnou osobou přijmout lze zanechat oznámení formou hlasové zprávy. Oznamovatel v takovém případě souhlasí se zvukovou nahrávkou jeho ústního oznámení.

• Nejpozději do 14 dní po domluvě s příslušnou osobou na výše uvedených kontaktech.

• Oznamovatel má právo dle své volby učinit oznámení prostřednictvím externího oznamovacího systému, který zřizuje a provozuje Ministerstvo spravedlnosti. Více podrobností o ochraně oznamovatelů a možnosti podat oznámení prostřednictvím externího oznamovacího systému najdete také na: https://oznamovatel.justice.cz/

OBSAH OZNÁMENÍ

• Oznámení musí obsahovat údaje o jménu, příjmení a datu narození oznamovatele nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele. Oznamovatel rovněž sdělí či předá příslušné osobě kontaktní adresu, která slouží zejména k tomu, aby jej příslušná osoba mohla písemně vyrozumět o přijatém oznámení, o důvodnosti oznámení, o přijatých opatřeních.
• Pokud oznamovatel nesdělí kontaktní údaje, aby jej příslušná osoba mohla písemně vyrozumět o přijetí oznámení, jeho důvodnosti a přijatých opatřeních, má se za to, že oznamovatel si nepřeje být vyrozumíván.
• V oznámení je třeba uvést skutečnosti, které znamenají či mohou znamenat protiprávní jednání ve smyslu zákona o ochraně oznamovatelů. Úspěšnost vyřízení oznámení může být ovlivněna množstvím informací, údajů a vodítek, které oznamovatel poskytne, a možnostmi je ověřit, proto by oznamovatel měl dbát o to, aby jeho oznámení bylo určité a srozumitelné. Oznamovatel zejména popíše, které oblasti se oznámení týká, jaký je jeho vztah ke společnosti, kdy a jak k jednání došlo či mělo dojít, jak se o něm dověděl, zda a jaké má důkazy k sdělovaným skutečnostem a tyto důkazy, je-li to možné, k oznámení přiložil, zda jsou mu známy dotčené osoby nebo svědci atd.

PODÁNÍ A VYŘÍZENÍ OZNÁMENÍ

• S podanými oznámeními se seznamuje pouze příslušná osoba.
• O přijetí oznámení, jeho vyřízení a dalších případných krocích bude oznamovatel příslušnou osobou informován v zákonných lhůtách. To platí s výjimkou případu, kdy oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.
• Zjistí-li příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů, vyrozumí oznamovatele. Obdobně postupuje v případě, kdy oznámení není vyhodnoceno jako důvodné.
• Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba informuje oznamovatele o přijatém opatření.

Upozornění

Ochrana dle zákona o ochraně oznamovatelů nenáleží osobě, která učinila vědomě nepravdivé oznámení. Vědomě nepravdivé oznámení je přestupkem a může být sankcionováno příslušným správním orgánem.

Tyto zásady jsou účinné od 1. 8. 2023.